Muchos procesos críticos comienzan de la misma manera: alguien tiene que registrar información.
Una inspección en terreno. Una solicitud interna. Un checklist de seguridad. Una declaración. La entrega de un equipo. El ingreso de un nuevo colaborador.
El problema aparece cuando esa información queda repartida entre papeles, planillas, correos o sistemas que no conversan entre sí.
RUBRIKA Formularios permite capturar información de manera estructurada y convertirla en el punto de partida de un proceso controlado, trazable e integrado.
Un formulario puede ser mucho más que un registro
Con RUBRIKA puedes diseñar formularios adaptados a cada proceso, asignarlos a las personas que deben completarlos, incorporar validaciones, evidencias y firmas, establecer aprobaciones y mantener trazabilidad sobre lo que ocurre después.
La información queda disponible desde su origen para continuar el proceso, generar reportes, almacenarse documentalmente o integrarse con otros sistemas.
Captura + Validación + Aprobación + Trazabilidad + Integración
Un mismo módulo. Distintos procesos.
RUBRIKA Formularios se adapta a las necesidades de distintas áreas y operaciones.
Seguridad y prevención. Checklists, inspecciones, observaciones en terreno, entrega de EPP y registros de seguridad.
Operaciones. Levantamientos operativos, control de activos, registros de vehículos, maquinarias, residuos y actividades en terreno.
Personas. Onboarding, asistencia a capacitaciones, declaraciones, solicitudes internas y actualización de antecedentes.
Compliance. Declaraciones de conflicto de interés, respaldos, controles y registros que requieren trazabilidad.
Y cualquier otro proceso que comience con la captura estructurada de información.
Formularios + tus sistemas
No necesitas reemplazar la tecnología que ya funciona en tu organización.
RUBRIKA se integra mediante API con ERP, SAP y otros sistemas, permitiendo conectar la captura de información desde la operación con el ecosistema tecnológico de la empresa.
Personas + Procesos + Sistemas
De la captura de información al control del proceso
Captura información donde ocurre. Completa formularios desde computador, tablet o celular, tanto en terreno como en oficina.
Estandariza tus registros. Define campos, alternativas, datos obligatorios y estructuras de acuerdo con las necesidades de cada proceso.
Asigna responsabilidades. Distribuye formularios según usuarios, cargos o grupos y mantén claridad sobre quién debe intervenir.
Incorpora aprobaciones y firmas. Configura etapas de aprobación o rechazo e incorpora firma electrónica cuando el proceso lo requiera.
Mantén trazabilidad. Registra las acciones realizadas durante el proceso y conserva información estructurada para seguimiento, revisión o auditoría.
Conecta la información. Integra Formularios con el Gestor Documental, firma electrónica y otros módulos de RUBRIKA, además de sistemas externos como ERP o SAP mediante API.
La información no termina en el formulario
Una de las principales ventajas es que RUBRIKA Formularios forma parte de una suite.
Los datos capturados pueden continuar su recorrido: activar una aprobación, generar un documento, iniciar una firma, almacenarse en el DMS, alimentar reportes o integrarse con sistemas corporativos.
Así, el formulario deja de ser un archivo aislado y pasa a formar parte de un proceso continuo y controlado.
Con RUBRIKA Formularios, la información deja de quedar aislada en un
registro y pasa a formar parte de un proceso controlado.
Captura datos desde la operación, estandariza registros, incorpora validaciones y aprobaciones, mantén trazabilidad e integra la información con tus sistemas y otros módulos de RUBRIKA.
Control desde el primer dato, con procesos adaptados
a la realidad de tu organización.
Lleva tus formularios a procesos controlados.
Si tu operación todavía depende de formularios en papel, planillas, correos o registros aislados, conversemos sobre cómo RUBRIKA puede integrarlos en un flujo digital, trazable y conectado con tus procesos y sistemas.
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