A partir del 1 de noviembre de 2026, las empresas deberán considerar nuevas directrices para organizar, ejecutar, evaluar y registrar la capacitación obligatoria de sus trabajadores en prevención de riesgos laborales. La trazabilidad documental pasa a ocupar un lugar central en ese proceso.
El próximo 1 de noviembre entra en vigencia en Chile la Guía Técnica para la Capacitación de los Trabajadores en Prevención de los Riesgos Laborales, aprobada mediante la Resolución Exenta N.º 1.117/2026 del Ministerio del Trabajo y Previsión Social.
La guía desarrolla la obligación establecida en el artículo 16 del Decreto Supremo N.º 44 de 2023 y fija criterios metodológicos, de implementación, evaluación y registro para las capacitaciones en prevención de riesgos laborales. La regulación se aplica a las entidades empleadoras con independencia de su tamaño, rubro, sector económico o número de trabajadores.
Entre otras materias, la capacitación debe tener una duración mínima de ocho horas y puede desarrollarse mediante modalidades presenciales, telemáticas o una combinación de ambas. Sus módulos pueden distribuirse dentro de un plazo máximo de tres meses.
Pero junto con la capacitación misma aparece otro desafío operativo para las empresas: poder acreditar su cumplimiento.
El registro forma parte del cumplimiento
La Guía establece que el cumplimiento de la capacitación debe ser acreditable, verificable y trazable y califica expresamente al registro documental como un elemento esencial para efectos de fiscalización, control interno y evaluación del sistema de gestión de seguridad y salud en el trabajo.
Esto significa que realizar la actividad debe ir acompañado de la capacidad de conservar evidencia suficiente para reconstruir posteriormente el proceso.
Entre los antecedentes que deben formar parte de estos registros se encuentran la identificación individual de los trabajadores capacitados, asistencia, programa y contenidos, resultados de las evaluaciones, identificación de quien impartió la capacitación, fecha, duración y modalidad de ejecución. La Guía recomienda, además, conservar estos registros durante al menos cinco años.
Para los procesos formativos, la regulación exige registros capaces de reconstruir íntegramente el proceso de capacitación y contempla antecedentes como fecha y duración de los módulos, identificación del facilitador, contenidos desarrollados, nómina de trabajadores, asistencia, aprobación y certificación.
La propia Guía establece también que estos sistemas de información y registros deberán permitir su posterior verificación por la Dirección del Trabajo, la Autoridad Sanitaria y la Superintendencia de Seguridad Social, dentro de sus respectivas competencias.
De una actividad masiva a un proceso trazable
Este escenario plantea un desafío muy concreto. En organizaciones con cientos o miles de trabajadores, una capacitación puede involucrar múltiples grupos, jornadas, relatores, documentos y participantes. Si su registro depende de listas en papel, archivos dispersos, planillas o correos electrónicos, posteriormente acreditar qué ocurrió puede transformarse en un proceso complejo.
Aquí la tecnología puede cumplir un rol importante.
El módulo de Firma de Actividades Masivas (FAM) de RUBRIKA permite digitalizar el registro y firma de actividades que involucran a múltiples participantes, como capacitaciones, charlas, reuniones de seguridad y actas de comités. A través de FAM es posible crear formularios adaptados a cada actividad, generar documentos durante su realización, registrar electrónicamente las firmas de los participantes o incorporar documentos PDF provenientes de otros sistemas. Una vez concluido el proceso de firma, los documentos pueden integrarse al Gestor Documental RUBRIKA para su almacenamiento y gestión.
De esta manera, el registro de una actividad deja de quedar aislado y pasa a formar parte de un flujo documental organizado y trazable.
Una pieza clave del proceso de cumplimiento
FAM no reemplaza las obligaciones metodológicas, de contenido, evaluación o certificación que establece la nueva Guía Técnica. Su aporte está en otra parte crítica del proceso: facilitar la generación y gestión de evidencia documental asociada a actividades masivas, particularmente cuando es necesario identificar participantes, registrar firmas, conservar documentos y mantenerlos disponibles para su posterior consulta.
La regulación que comienza a regir en noviembre vuelve especialmente visible esa necesidad.
La Guía exige que la información vinculada a la gestión de riesgos laborales sea respaldada documentalmente de manera fidedigna y mantenida, preferentemente en formato electrónico, a disposición de las entidades correspondientes.
Para las empresas, este es un buen momento para revisar no solo cómo capacitan, sino también cómo registran, respaldan y recuperan la evidencia de esas actividades. La alerta laboral adjunta coincide precisamente en recomendar una revisión anticipada de los programas internos, incluyendo sus contenidos, metodología, periodicidad, evaluación y registros.
¿Cómo estás registrando hoy tus actividades masivas?
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