La nueva Ley 2.466 de 2025, que reforma de manera estructural el Código Sustantivo del Trabajo en Colombia, no es solo una actualización legal. Es un cambio de paradigma que redefine la forma en que las empresas y trabajadores se relacionan, y exige a las organizaciones una respuesta tecnológica inmediata y estratégica. Esta ley no solo regula el teletrabajo y las plataformas digitales, sino que también transforma el sistema de relaciones laborales, integrando la digitalización en el centro de su cumplimiento.
Qué dice la ley: los principales cambios
La Reforma Laboral 2025 establece un conjunto de nuevas obligaciones para las empresas que, más allá del plano normativo, requieren ajustes operacionales profundos. Estos son algunos de los puntos más relevantes:
Teletrabajo y nuevas formas de trabajo remoto
Por primera vez se incorporan formalmente al Código Sustantivo del Trabajo seis modalidades de trabajo remoto: teletrabajo autónomo, móvil, suplementario, transnacional, emergente y trabajo en casa.
Todas requieren:
- Contratos individuales con especificaciones técnicas.
- Registro obligatorio en el Sistema de Gestión en Seguridad y Salud en el Trabajo (SG-SST).
- Protocolos internos y políticas de desconexión digital.
- Provisión de herramientas y equipos por parte del empleador.
- Capacitación obligatoria en riesgos psicosociales y ciberseguridad.
Derecho a la desconexión digital
Se establece el derecho de los trabajadores a desconectarse de los canales digitales fuera de la jornada laboral, con mecanismos de fiscalización y sanción. Las empresas deben garantizar este derecho mediante protocolos documentados y trazabilidad de interacciones.
Regulación del trabajo en plataformas digitales
Se establece un estatuto para trabajadores de plataformas tecnológicas (reparto, transporte, entre otros), donde se definen criterios de subordinación, seguridad social obligatoria, y mecanismos de trazabilidad digital del vínculo.
Exámenes médicos, ergonomía y seguridad remota
Los trabajadores remotos deben contar con exámenes médicos periódicos, capacitaciones en ergonomía y reporte documentado de riesgos, lo que obliga a las empresas a gestionar documentación médica y de seguridad de manera estructurada y segura.
Ajustes en contratos y obligaciones formales
Se redefinen aspectos de contratos a término fijo, jornada parcial, contrato de aprendizaje y obligaciones disciplinarias, lo que implica ajustes contractuales masivos y seguimiento normativo actualizado.
¿Qué significa esto para las empresas?
Cumplir con esta reforma no es un asunto de voluntad, sino de capacidad organizacional y tecnológica. Las empresas colombianas enfrentan hoy tres desafíos simultáneos:
- Cumplimiento legal estricto y verificable
- Rediseño de procesos internos de gestión laboral
- Inversión tecnológica para sostener la operación en nuevos marcos normativos.
Ya no basta con tener un software de RR.HH. o una plataforma de firma electrónica. Las empresas necesitan sistemas integrales capaces de:
- Generar y adaptar contratos individualizados, según modalidad.
- Trazar el ciclo completo de documentos laborales: desde la creación hasta la firma, archivo y auditoría.
- Implementar flujos automatizados para autorizaciones, reportes, comunicaciones disciplinarias y políticas internas.
- Administrar evidencias del cumplimiento del derecho a la desconexión, capacitaciones, provisión de equipos, exámenes médicos, etc.
- Controlar el cumplimiento normativo en tiempo real, con registros verificables ante la autoridad.
¿Cómo puede ayudar RUBRIKA?
En este contexto, RUBRIKA se posiciona como un aliado estratégico para la implementación de la reforma, no solo como proveedor de tecnología, sino como socio que entiende el ecosistema legal y operativo de las organizaciones.
Nuestros servicios permiten cumplir con cada uno de los puntos exigidos por la nueva ley, a través de soluciones específicas:
- Gestor Documental Laboral que permite generar, modificar, firmar electrónicamente y almacenar todos los documentos laborales exigidos por la ley, incluyendo:
- Contratos individuales con cláusulas específicas de teletrabajo.
- Anexos, entregas de EPP, exámenes médicos, autorizaciones de equipos y políticas internas.
- Protocolos de desconexión y reglamentos internos adaptados al trabajo remoto.
- Todos los documentos cuentan con trazabilidad, fecha cierta y respaldo ante autoridades.
- Flujos de firma y control de cumplimiento. Nuestra plataforma permite definir flujos de trabajo automatizados para la firma electrónica y control de documentación, lo que asegura el cumplimiento oportuno y verificable ante fiscalizaciones. Por ejemplo: Una nueva contratación en modalidad transnacional activa automáticamente la generación de contrato, anexos, autorización de equipos, política de desconexión y registro en el SG-SST.
- Interoperabilidad con sistemas ERP y de Recursos Humanos. RUBRIKA se integra con los principales ERP del mercado, facilitando la sincronización de datos, lo que permite actualizar registros laborales, controlar vacaciones, licencias, horarios y otra información crítica.
- Registros auditables y reportes para fiscalización. Generamos reportes estructurados para responder a fiscalizaciones de la Dirección del Trabajo, asegurando evidencia de cumplimiento, trazabilidad de las comunicaciones y respaldo documental.
- Adaptación regional. RUBRIKA ya ha implementado estas soluciones en empresas de Chile y Perú, adaptadas a sus respectivas legislaciones. Esta experiencia regional nos permite anticipar necesidades regulatorias y ofrecer un enfoque probado.
Conclusión: la digitalización no es una opción, es el camino
La Reforma Laboral 2025 es una oportunidad para transformar las relaciones laborales en Colombia y llevarlas al siglo XXI. Pero también implica riesgos para quienes no actúen a tiempo: sanciones, sobrecarga administrativa, pérdida de trazabilidad y desconfianza en la gestión interna.
En RUBRIKA creemos que la transformación normativa solo es viable si se acompaña de transformación digital. Por eso desarrollamos soluciones que no solo ayudan a cumplir con la ley, sino que permiten evolucionar la gestión laboral hacia un modelo más eficiente, transparente y centrado en las personas.
